Як відкрити кафе? Оформлюємо документи для відкриття кафе | docx
Відкриття закладу:

Як відкрити кафе у Києві

Щоб наважитись на це, треба мати нерви Шварценеггера, витримку самурая і бути готовим до будь-яких викликів. Як-от збільшення бюджету в х2 або й навіть в х3.

Та ми знаємо, як полегшити твоє життя й оминути всі бюрократичні пастки.

Дозвільні документи, бухгалтерія, бюрократія – в цьому ми експерти.

Записатися на консультацію
Консультуємо та показуємо, що потрібно для відкриття кафе
Опишемо процеси, пов’язані з бюрократією й офіційною рутиною. Розкажемо про терміни та бюджет. А ще надамо список підрядників і цінні контакти.
Реальність сприймаю без прикрас, залякувань та води. І тобі раджу!
Готуємо твоє кафе до запуску по документах та бухгалтерії в одному місці

Оформлюємо всі дозвільні документи на приміщення і торгівлю з урахуванням особливостей бухгалтерії. Знайомимо з підрядниками, на контакти яких не натрапиш в інсті чи в дружніх чатіках – скіл знаходити “потрібних людей” таки у нас в крові.

Записатися консультацію
Оформлення документів для відкриття кафе – на нас

Багато твоїх сил піде на концепцію, дизайн і меню. Тому ми візьмемо на себе клопоти з документацією. Підкажемо, як обрати приміщення та спланувати його відповідно до всіх норм та що треба врахувати під час ремонту, аби не турбуватися за перевірки. Дамо рекомендасьйон щодо спілкування зі специфічними сусідами, пошуку команди і тд.

Кроки відкриття
Скоріш за все ти вже знаєш, що для запуску треба ліцензія на алкоголь, торговий патент чи як мінімум санкнижка. Якщо так, то дивись наш план:
Ну, поїхали!
Крок (1)
Проконсультуємо
Розкажемо про те, що стоїть навколо твоєї ідеї. А наш багаторічний досвід співпраці з кафе точно вбереже від зайвих витрат. Відповімо на всі запитання, а ти вирішиш – йти з нами далі чи ні.
Крок (2)
Розберемо бухгалтерію
Пояснимо, в чому вигода відкриття ТОВ для алкоголю і ФОП для кухні. Розкажемо все про податки, звітність, найм працівників та перевірки (про те, як до них готуватись, теж поговоримо).
Крок (3)
Оберемо програму обліку
Розберемо, на чому заробляє кафе, познайомимось з процесом запуску й можливостями програми обліку, щоб твої ж працівники не перехитрили тебе.
Крок (4)
Розкажемо про потрібні документи
Ліцензії, пожежка, СЕС, НАССР, касові апарати, ТОВ, ФОП, дозволи, літній майданчик, вивіска та інші приводи для безпечної насолоди бюрократією.
Крок (5)
Покажемо закулісся внутрішніх процесів
На десерт – перелік найпопулярніших помилок під час відкриття кафе, список потрібних чатиків і контактів суперлюдей. І все для того, щоб твій заклад був прибутковим.
З КИМ МИ ПРАЦЮВАЛИ?
Відповідай – і лети на консультацію

За 1.5-2 години в одному місці отримаєш покроковий маршрут дій, всю теорію, яку треба знати, та корисні контакти.

Зустріч проведемо в комфортній атмосфері онлайн або офлайн (Київ).

Ціна консультації – 5 000 грн.

FQA
Чому консультація коштує 5 000 грн?

Коли тільки стаєш на шлях підприємця, не дуже розумієш, для чого віддавати гроші за те, в чому можна розібратися самостійно. І це ок, і ми не сумніваємось, що ти впораєшся. Тільки от хтозна скільки часу на це піде та на скільки граблів ти наступиш перед тим, як запустишся.

І взагалі – пора вже зізнатися собі, що анітрохи не гориш бажанням возитися з бюрократією. Це ж щоб всю інфо зібрати, треба заскочити як мінімум в 5 різних установ – податкова, Держпродспоживслужба, пожежка, благоустрій, адміністрація… 2-3 годин щодня протягом тижня – як і не було. А ще консультантам в тих органах часто по-барабану, буде тобі вигідно чи ні. Докупи все зводити прийдеться теж тобі. І тут важливо підготувати стратегію роботи, врахувати деталі дозвільної документації та її взаємозв'язок з бухгалтерією.

Наче достатньо причин, чому варто піти на консультацію й довіритися профі, які вже пройшли купу ляпів на практиці, знають покроковий маршрут дій і свідомо не будуть кидати на тебе осудливі погляди. Та дододамо ще.

Ти дізнаєшся:

- перелік потрібних тобі документів на торгівлю, приміщення та продукцію і про те, як вони пов’язані з бухгалтерією;

- що за чим треба робити (покроковий маршрут дій з цінами буде у тебе в руках);

- які є ризики і як захистити себе від перевірок;

- корисні контакти суперлюдей, які вирішать проблеми навіть на етапі “всьо пропало”;

- приклади найпоширеніших помилок

Погодься, знання і більше 10 років досвіду, які ти отримаєш в одному місці за 1-2 години, не можуть коштувати нічого.

Коротше кажучи, не вигадуй велосипед, його вже придумали. Просто візьми і їдь.

Детальніше
Що робитимемо на консультації?

1. Обговоримо, як легалізувати заклад

2. Розглянемо всі документи на торгівлю (ТОВ, ФОП, ліцензії, касові апарати, дозвіл СЕС, торговельна марка), приміщення (НАССР, дозвіл від пожежників, дозвіл на рекламну вивіску та літній майданчик), продукцію (сертифікат, ТУ, лабораторні аналізи)

3. Поговоримо про бухгалтерію та про те, як її організувати: як обрати систему оподаткування, як розвести бар та кухню, як офіційно оформити працівників

4. Розглянемо фіскальний блок (робота з ФОП і ТОВ), управлінський облік (Poster чи іншу програму обліку – розкажемо, що це і для чого), звітність власника (P&L, CashFlow) та її сліпі зони.

5. Відповімо на всі твої запитання

6. Зорієнтуємо в цінах, термінах та організаційних деталях

7. Поділимось потрібними чек-листами, рекомендаціями й матеріалами

Детальніше
Як відкрити своє кафе з нуля?

Знаєш, запускати бізнес-проєкт без врахування досвіду інших – майже те саме, що піти в похід у неперевіреному взутті. Так чи інакше мозолів та болі не уникнути.

До того ж, офіційні питання теж мають свій маршрут, кількість правил і послідовність дій.

Тому важливо:

- консультуватись і скрізь шукати інформацію, основа якої лежить на досвіді людей, що вже все це пройшли;

- скласти стратегію проєкту;

- дослідити основні блоки питань: приміщення, пропрацювання меню, вибір техніки, маркетинг, робота з командою, документація і тд.;

- заручитися підтримкою людей, які допоможуть не скласти руки на старті

Ми як знавці з офіційних питань розписали для тебе покроковий план, що стосується всієї бюрократії:

1. Пройти консультацію та дізнатися, які дозвільні документи для відкриття кафе потрібні саме тобі і як вони пов’язані з бухгалтерією і НАССР (що це, читай в наступних FQA)

2. Розібратися, що таке бухгалтерія в закладі і як вибудувати систему управлінського обліку, щоб потім контролювати основні моменти та системно відслідковувати дані про продажі в 2-3 таблицях

НЕ ЗВАЛЮЙ ВСЕ НА БУХГАЛТЕРА! Навіть якщо ну взагалі не гориш бажанням в цьому розбиратись. Інакше – є ризик втратити гроші.

3. Перед початком ремонту зробити планування відповідно до всіх норм за системою НАССР, щоб потім цю систему можна було впровадити

4. Закладати пожежну проводку на етапі ремонтних робіт, аби потім не думати, як концептуально вписати у дизайн проводи

Детальніше
Які документи потрібні для відкриття кафе?

Документи на торгівлю: ТОВ, ФОП, касовий апарат для ТОВ і ФОП, ліцензія на роздрібну торгівлю алкогольними напоями або тютюновими виробами, ТМ (торговельна марка), куточок споживача.

Документи на приміщення: планування за системою НАССР, декларація відповідності МТБ (матеріально-технічної бази) від МНС (дозвіл пожежників), реєстрація потужності об'єкта, дозвіл на літній майданчик та на рекламну вивіску, дозвіл на використання авторських прав на музику, санкнижки у працівників.

Документи на продукцію: ТУ (технічні умови), протоколи лабораторних досліджень, правильно розроблене меню з вказівкою всіх алергенів.

Детальніше
Як вибрати приміщення, щоб відкрити кафе, і що обговорити з власником?

Як вибрати приміщення з точки зору маркетингу ми тобі не підкажемо. Зате скажемо, на що звернути увагу під час огляду цього приміщення та на які теми поговорити з власником, аби позбавити себе клопотів у майбутньому.

Тож найперше ти маєш дізнатися:

- чи будинок не є пам’яткою архітектури;

- чи можна там розмістити літній майданчик, повісити вивіску;

- яка ситуація з сусідами;

- що там з комунікаціями (вода, потужність світла, наявність вентиляції, опалення, каналізація);

- яка вартість комунальних в місяць;

- яку документацію на приміщення має власник;

- скільки коштує оренда та яка форма оплати;

- як ви будете складати договір оренди

Детальніше
Як відкрити кафе з другом, що потрібно обговорити?

Існує 2 найпопулярніші причини, через які заклади закриваються. Здогадуєшся які?

Перша – коли справа “не пішла”, і друга – коли партнери пересварилися між собою. Це відбувається, якщо немає спільного розуміння процесів, сфери відповідальності не розділені, фінансові питання та всі “а якщо…” не проговорені.

Аби не потрапити в таку халепу, виділіть з партнером вечір для розмови. Вам точно буде про що поговорити, повір. Тим більше ми зібрали найважливіші запитання:

1. Хто що вкладає в проєкт: гроші, зв'язки, можливості, приміщення?

2. З яких блоків питань складатиметься проєкт?

3. Які ролі, посади потрібні, щоб ці блоки питань закрити?

4. Хто що буде робити? (якщо інвестор пасивний, треба прописати план повернення інвестицій та процентів)

5. Хто за які завдання відповідає?

6. Як прийматимите рішення? Що як станеться так, що хтось “за”, а хтось “проти”?

7. Як будете розпоряджатись прибутком? Як часто будете виводити гроші?

Детальніше
Що таке НАССР і чи потрібно це для відкриття кафе?

HACCP - це система, організація якої сприяє виготовленню якісного продукту та гарантує покупцю безпеку. Вона створена для того, щоб салат, піца чи тістечко, зроблені для клієнта, не загрожували його здоров’ю. Щоб у стравах не знаходили волосся чи навіть цвяхів (бо тоді “ой, вибачте” точно не допоможе). Щоб продукти, з яких готуєш, були свіжими і мали документацію. Щоб люди, які працюють на кухні, не переносили будь-яких інфекцій на страви. Тож умовно НАССР можна поділити на 3 блоки: приміщення, якість сировини і здоров'я персоналу.

Діє система з 2017 року. І це не один сертифікат чи дозвіл, який "оформив та забув", а певний перелік документів, дій і правил. Він підтверджує якість твоєї продукції та захищає від наклепів. А ще ця система розроблена, аби правильно реагувати на непередбачувані виклики під час роботи.

Детальніше
Які перевірки можуть прийти?

Знаємо, як підгорає в тебе від цього питання. Тож відразу пояснюємо: немає однієї організації, що перевіряє і найманих працівників, і пожежну безпеку, і дотримання норм на твоїй кухні.

Тому прийти можуть:

- податкова;

- держпродспоживслужба;

- відділ охорони праці;

- відділ пожежної безпеки;

- благоустрій;

- установа з контролю авторських прав на музику;

- поліція

Йой, чимало, правда? Готуватися доведеться по кожному з блоків.

Детальніше
Через які ризики найчастіше закриваються кафе?

Є досить багато непередбачуваних ситуасьйон, які можуть зруйнувати твій бізнес. Але є й такі, що трапляються найчастіше. І важливо знати про ці ризики вже на старті, щоб продумати, як їх уникнути.

Тож зазвичай заклади закриваються через:

1. Проблеми з приміщенням

Як це може бути: власник піднімає ціну оренди, ти сваришся з ним, він розриває угоду, кафе залишається без приміщення, а значить автоматично закривається. Ось чому важливо добре скласти договір про оренду.

2. Сусідів (ой, деколи трапляються такі крякуни…)

Вони можуть писати дуже багато скарг і накликати перевірки. Так, кафе через це наврядчи відразу закриють. Але все-таки сусіди мають великий важіль впливу.

3. Сварку партнерів

Це відбувається, коли не виходить розділити процеси, гроші та зони відповідальності. Насправді дуже популярна історія.

4. “Бізнес не пішов” (продукт або послугу просто ніхто не купує)

Детальніше
Пункт "незнання", який дорого обходиться під час відкриття кафе?

Нагороду в цій номінації стабільно здобуває небажання розбиратися в бухгалтерії закладу.

Насправді бухгалтерія в гастросфері вкрай специфічна. Тут існує взаємозв’язок між ТОВ, ФОП і простою людиною. Та й все оподаткування лягає на заклад.

Дивись, ми бухгалтерію ділимо на 3 частини:

1. Офіційна

Розглядаємо те, як розділити бар та кухню на ТОВ і ФОП. А ще говоримо про роботу з найманими працівниками, звітність та підготовку до перевірок.

2. Управлінська

Вона стосується програми обліку, того, як її вибрати, запустити та як коректно внести туди всі калькуляційні карти. На цьому етапі важливо зрозуміти, для чого ця програма потрібна тобі, як вона контролює фінансові потоки та як може убезпечити від крадіжок з боку персоналу і списань.

3. Звітність власника

Це cashflow, p&l, а якщо простіше – потік твоїх приходів і розходів. Він дає розуміння того, скільки вдалося заробити, на чому саме і чи взагалі вдалося. А ще на основі цієї інформації показує, як впливати на продажі в закладі.

Щоб реалізувати всі пункти, ти маєш розуміти, що для цього треба запланувати, хто це буде виконувати, як ти це контролюватимеш, скільки це буде коштувати і як ти організуєш процес роботи (щось мені підказує: таких моментів в твоєму плані поки немає).

Бухгалтерія в кафе – це мистецтво, яке треба правильно запустити і підтримувати далі. Не розуміти це = втрачати гроші. Тож перекидати відповідальність на бухгалтера не радимо, бо володіти інструментом для контролю свого заробітку, погодься, критично важливо.

Детальніше
Що таке програма обліку і чому вона так потрібна?

Програма обліку – це інструмент, за допомогою якого ти можеш зберігати всі свої дані про продажі і витрати в одному місці.

Держава не має права доступу до цієї програми. Бажано, щоб контроль був тільки в тебе.

Для закладів ідеально підходить Poster. Ціна, якість і сервіс на рівні – перевірено досвідом. До речі, на їхньому ютуб-каналі багацько корисних відео.

Переходь за посиланням та користуйся програмою безкоштовно протягом 2 тижнів.

Тримай:

https://joinposter.com

Які бувають системи оподаткування ТОВ?

Видихай. Їх тільки 3:

1. Єдиний податок (на продаж усіх товарів і послуг, крім акцизних)

2. Загальна система оподаткування (те, що треба для продажу алкоголю і тютюнових виробів)

3. Платник ПДВ

Заувага: дуже важкий податок для закладів, що працюють з кінцевим споживачем.

Детальніше
Які бувають системи оподаткування ФОП?

Може здаватись, що розібратися в цьому майже нереально. Але не з нами.

Існує 2 основних системи:

1. Єдиний податок:

- 1 група – дозволяє, наприклад, продаж товару на ринку;

- 2 група – ідеально підходить для продажу продукції кафе, пекарень, кондитерських тощо, якщо там немає алкоголю чи сигарет;

- 3 група – найкращий варіант для кейтерінгу, який замовляють компанії ТОВ (НЕ ФОП)

2. Загальна система оподаткування

Максимально незручна група для продажу алкоголю і сигарет (хоча юридично продавати акцизні товари дозволяється). Крім того, передбачається відповідальність власним майном. Ми майже ніколи не працюємо з цією формою.

Детальніше
Що потрібно знати, щоб оформити ліцензію на алкоголь чи тютюнові вироби?

Спочатку треба розібратися з бухгалтерією та стратегією роботи. Для чого це? Аби чітко розуміти, у що ти врешті-решт вв’язуєшся і що буде вигідно саме тобі. Та й аби не наступити на граблі деяких твоїх колег, як-от: “Ой, не було коли мені розбиратися. В нас бухгалтер займався цими питаннями”. А потім: “Цікаво, чому ми не заробляємо?”.

Пам’ятай, бухгалтер – не твій бізнес-партнер. Саме тому перед оформленням порадься з профі щодо того, які саме системи оподаткування краще використовувати на практиці для твого бізнесу.

Це якраз про те, як розділити ТОВ для бара й ФОП для кухні. Знаєш, в закладах часто приносять 2 термінали й розбивають замовлення на 2 чеки. Оце і є воно – не найлегше питання, яке так чи інакше доведеться вирішувати.

Детальніше
Як оформити ліцензію на алкоголь?

Спершу треба створити ТОВ чи ФОП, потім – зареєструвати касовий апарат, і тільки тоді – подавати документи на оформлення ліцензії.

Ще важливо розібратися, який вид алкоголю ти плануєш продавати: різні види, лише пиво чи лише сидр. Адже на ці 3 групи є 3 різні ліцензії. Перша – включає продаж будь-якого алкоголю, але пільг в оподаткуванні не має. А от пиво й сидр можна продавати на єдиному податку.

Крім того, важливо тримати в голові, що без документів на приміщення, даних про касовий апарат, правильно оплаченого офіційного платежа, підготовленої заяви і довіреності нічого не буде.

Детальніше
Якими бувають касові апарати?

РРО - реєстратор розрахункових операцій, він же “каса”. Буває декількох видів:

1. Фізичний апарат

Касовий апарат з кнопками. Вбиваєш код товару, натискаєш комбінацію клавіш і пробиваєш товар. Трохи моветон, якщо чесно: запаришся, поки проведеш чек, та ще й чергу зробиш. Економити в цьому випадку не варіант, повір. Розповіли про цю доісторичну модель тільки для того, щоб потім до неї не повертатися.

2. ФП (фіскальний принтер)

Касовий апарат, що проводить чек. Щоб ця операція відбулась, управлінська команда має дати сигнал для друку. І тут УВАГА: модель ФП має інтегруватися з програмою обліку, яку ти обереш для свого кафе. Інакше пов’язати техніку докупи не вийде.

3. ПРРО – програмний реєстратор розрахункових операцій, в народі “онлайн-каса”

Програма повністю заміняє касовий апарат. Все, що треба – гаджет (телефон, ноутбук, комп’ютер або планшет). Там будуть створюватись електронні фіскальні чеки та передаватись зареєстровані продажі до податкової відповідно до всіх її стандартів.

Детальніше
Дозвіл СЕС або що таке реєстрація потужності об’єкту?

Ми написали “СЕС” (санітарно-епідеміологічна станція), щоб у тебе склалися хоч якісь асоціації з цим питанням. Раніше ця організація видавала дозвіл на початок робіт.

Зараз такий дозвіл має назву – реєстрація потужності об’єкта, а організація – Держпродспоживслужба (трясця небесам, це ж треба було так назвати…).

Всі заклади, які займаються громадським харчуванням, роздрібною торгівлею або зберігають продукцію на спеціальних складах, ОБОВ’ЯЗКОВО мають отримати такий дозвіл та зареєструвати свій проєкт.

Детальніше
Який дозвіл від пожежників треба мати?

Схрещувати пальці в надії, що дозвіл від пожежників не потрібний – перший крок до кримінальної відповідальності. Тож краще послухати Вутю і зробити так, як безпечно.

Питання пожежної безпеки ми ділимо на 2 блоки:

1. Монтаж обладнання пожежогасіння (робиться під час ремонту)

Це датчики димовидалення, що виводяться на тривожну кнопку. На неї оформлюється договір з компанією, яка обслуговує всю систему. Кожен місяць в заклад мають приходити її працівники, щоб перевірити справність техніки. Якщо раптом стається пожежа, тривожна кнопка передає сигнал на пульт (стоїть у цієї ж компанії). Потім відразу встановлюється зв’язок з пожежною частиною, яка реагує на виклик.

2. Оформлення дозвільних документів:

1. Посвідчення відповідальної особи за пожежну безпеку

2. Заміри опору електропроводів

3. Декларація відповідності матеріально-технічної бази від МНС

Ну і не забуваємо про вогнегасник. Без нього нікуди.

Детальніше
Як оформити дозвіл на літній майданчик?

Цей дозвіл називається "Інформаційний талон на літній майданчик". Він оформляється щороку з 1 травня по 31 жовтня.

Для цього треба зібрати такий пакет документів:

1. Макет:

- макет літнього майданчика, зображений на фото біля закладу;

- розміри літнього майданчика;

- фото території біля літнього майданчика з 4-х ракурсів

2. Приміщення:

- документ права власності – або договір купівлі-продажу, або свідоцтво права власності, або витяг з ЄДР (єдиного державного реєстру) нерухомого майна (копія);

- договір оренди і суборенди (якщо він є); весь ланцюжок від власника до заявника на літній майданчик (копія)

3. Суб’єкт:

- виписка ТОВ чи виписка і паспортні дані ФОП; реквізити ТОВ або ФОП (копія);

- реєстрація потужності об’єкта (копія);

- заява певного зразка;

- довіреність певного зразка;

- контактний телефон, імейл

Скільки коштує оформлення дозволу з нами, дивись на сторінці.

Детальніше
Як оформити дозвіл на рекламну вивіску?

Найперша порада від нас: якщо можеш розмістити вивіску всередині приміщення, зроби це. У такому разі вона у вигляді будь-якого дизайну рахуватиметься лампою (деколи фасадні вікна вирішують все). Тоді від клопотів з дозволом на зовнішню рекламу не лишиться і сліду.

Якщо ж такої можливості немає, то дозвіл треба робити в організації КП Реклама.

Для цього знадобляться такі документи:

1. Якісний кольоровий знімок припустимого місця розташування РЗ (рекламного знаку)

2. Якісний кольоровий комп'ютерний макет з прив'язкою РЗ до можливого місця його розташування

3. Конструктивне рішення РЗ із зазначенням основних габаритних розмірів, вузлів кріплення, інформації про необхідні матеріали та підключення до інженерних мереж й інших технічних характеристик (формат А4 – 2 примірника)

4. Копія виписки або витягу з єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців

5. Копія свідоцтва права власності або витяг з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно на будинок (будівлю), де планується розміщення РЗ

6. Письмове погодження власника будівлі на РЗ

7. Договір оренди та суборенди (копія)

8. Довіреність для уповноваженої особи

9. Реквізити, контактний телефон та імейл

10. Якщо є – свідоцтво про реєстрацію знаків для товарів і послуг, яким надана правова охорона в Україні

11. Панорамний знімок будівлі

Еге, немало всього. Та ми можемо допомогти і значно полегшити тобі життя. Скільки коштує оформлення дозволу, дивись у нас на сторінці.

Детальніше
Чи треба оформлювати куточок споживача та які документи в ньому мають бути?

Відповідно до законодавства куточок споживача – обов’язковий! Це інформаційний стенд, створений насамперед для клієнта, щоб захистити його інтереси.

Туди треба прикріпити такі документи:

1. Виписка ТОВ, ФОП

2. Ліцензія на право здійснення роздрібної торгівлі алкоголем чи тютюновими виробами

3. Адреса, телефон та інші відомості про компетентний орган (відповідне Управління ДЕРЖПРОДСПОЖИВСЛУЖБИ), до якого можна звернутися зі скаргою щодо порушення прав споживача

4. Журнал обліку перевірок

5. Меню з усім складом, усіма алергенами, БЖВ та калорійністю

6. Декларація на викиди забруднюючих речовин, отримана через Дію (якщо використовуєш генератор)

7. ЗУ "Про захист прав споживачів”, положення про Правила роботи закладів ресторанного господарства, наказ про затвердження Правил роздрібної торгівлі продовольчими товарами

Детальніше
Чи треба реєструвати генератор?

ТАК! Зробити це можна в Дії.

Дозвіл називається “Декларація на викиди речовин в атмосферне повітря”.

Детальніше