Як відкрити свій магазин? Оформлюємо дозвільні документи для відкриття магазину | docx
Відкриття закладу:

Як відкрити магазин?

Щоб відкрити свій магазинчик з продуктами, алкогольними та тютюновими виробами, крім ліцензій і дозвільних папірців, треба ще й правильно організована бухгалтерія.

З нами вв’язуватися у цю бюрократичну метушню не так страшно. Ми допоможемо підготуватися та зібрати всі потрібні документи.

Записатися на консультацію
Консультуємо та знайомимо з реаліями роботи магазину
Ми розкладемо по поличках усі бюрократичні нюанси, які нависають над твоєю головою. А після – порадимо, як діяти так, щоб тобі було вигідно. Після консультації теоретична підготовка сягатиме рівня “Можу говорити про це годинами…”, а там і до відкриття магазину недалеко.
Робимо так, як треба, а не як завжди.
Вирішуємо офіційні питання комплексно: оформлюємо документи та організовуємо бухгалтерію

Ми допоможемо розібратися з бюрократією та обліком у магазині, щоб вони працювали на тебе і на твій прибуток.

Записатися на консультацію
Об'єднуємо документи та бухгалтерію в єдину систему

Документація та бухгалтерія ніби дві сестри, які життя одна без одної не уявляють. І якщо ти бачиш, як вони працюють у зв’язці, та маєш покроковий план дій, точно не влетиш на money.

Don`t worry, ми оформимо ліцензії, пожежку, рекламну вивіску і допоможемо організувати бухгалтерію й облік усіх процесів.

Що ми будемо робити?
Щоб дійти з точки А в точку Б без зайвих пригод, треба рухатись крок за кроком. Тому ми так сильно зосереджені на аналізі й плануванні.
Ну, поїхали!
Крок (1)
Консультація
Ми пояснимо, що за чим оформлювати, а також розкажемо про всі ризики. Потім ти можеш продовжувати з нами або самостійно – у будь-якому разі матимеш повну теоретичну підготовку.
Крок (2)
Планування приміщення
Допоможемо вибрати локацію та зробити ремонт відповідно до всіх норм. А ще не залишимо без порад щодо комунікацій.
Крок (3)
Стратегія бухгалтерії
Оберемо систему оподаткування та розберемося з ТОВ і ФОП. Визначимось з програмою обліку, касами й системою звітності. Коротше, з'ясуємо, що то за звір такий – бухгалтерія.
Крок (4)
Оформлення документів
Пожежка, СЕС, касові апарати, дозволи, ліцензії, рекламна вивіска (якщо треба) та інші приводи для безпечної насолоди бюрократією.
Крок (5)
Організаційні процеси
Підкажемо, як налагодити взаємодію з людьми та розподілити задачі. Зробимо все, аби система була активною навіть без твого щоденного залучення.
З КИМ МИ ПРАЦЮВАЛИ?
Відповідай – і лети на консультацію

За 1.5-2 години в одному місці отримаєш покроковий маршрут дій, всю теорію, яку треба знати, та корисні контакти.

Зустріч проведемо в комфортній атмосфері онлайн або офлайн (Київ).

Ціна консультації – 5 000 грн.

FQA
Чому консультація коштує 5 000 грн?

Коли тільки починаєш шлях підприємця, важко зрозуміти, навіщо віддавати кошти за те, в чому можна розібратися самостійно. І це абсолютно нормально, і ми не сумніваємось, що ти впораєшся. Тільки хто знає, скільки часу на це витратиш та на скільки граблів наступиш до того, як запустишся.

Взагалі – пора зізнатися, що анітрохи не гориш бажанням возитися з бюрократією. Це ж щоб всю інформацію дістати, треба зайти як мінімум в 5 різних установ – податкова, Держпродспоживслужба, пожежка, благоустрій, адміністрація… 2-3 годин щодня протягом тижня... А ще консультантам в тих органах часто по-барабану, буде тобі вигідно чи ні. Все зводити разом так чи інакше прийдеться тобі. І тут важливо підготувати стратегію роботи, врахувати деталі дозвільної документації та її зв'язок з бухгалтерією.

Думаємо, назвали достатньо причин, чому варто піти на консультацію й довіритися експертам, які вже пройшли багацько ляпів на практиці, знають покроковий маршрут дій і свідомо не будуть кидати на тебе зверхні погляди. Та додамо ще.

Ти дізнаєшся:

- перелік потрібних тобі документів на торгівлю, приміщення та продукцію і про те, як вони пов’язані з бухгалтерією;

- покроковий маршрут дій з цінами;

- які бувають ризики і як захистити себе від перевірок;

- корисні контакти суперлюдей, які допоможуть навіть тоді, коли “всьо пропало”;

- приклади найпоширеніших помилок

Погодься, знання і більше 10 років досвіду, які ти отримаєш за 1-2 години, не можуть коштувати нічого.

Коротше кажучи, не вигадуй велосипед, його вже придумали. Просто візьми і їдь.

Детальніше
Що робитимемо на консультації?

1. Обговоримо, як легалізувати магазин

2. Розглянемо всі документи на торгівлю (ТОВ, ФОП, ліцензії, касові апарати, дозвіл СЕС, торговельна марка), приміщення (НАССР, дозвіл від пожежників, дозвіл на рекламну вивіску), продукцію (ТУ, лабораторні аналізи)

3. Поговоримо про бухгалтерію та про те, як її організувати: як обрати систему оподаткування, як офіційно оформити працівників

4. Розглянемо фіскальний блок (робота з ФОП і ТОВ), управлінський облік (Poster чи іншу програму обліку – розкажемо, що це і для чого), звітність власника (P&L, CashFlow) та її сліпі зони.

5. Відповімо на всі твої запитання

6. Зорієнтуємо в цінах, термінах та організаційних деталях

7. Поділимось потрібними чек-листами, рекомендаціями й матеріалами

Детальніше
Як відкрити свій магазин?

Знаєш, запускати бізнес без врахування досвіду інших – майже те ж, що купувати продукти без списку. Набереш всього підряд, повернешся додому, почнеш розпаковувати і зрозумієш, що в принципі можна було б зекономити. Одним словом – хаос ні до чого хорошого не приводить.

Офіційні питання теж мають свій маршрут, кількість правил і послідовність дій.

Ось чому мегаважливо:

- консультуватись і просити поради у тих, хто має відповідний досвід;

- скласти стратегію проєкту;

- вивчити основні блоки питань: приміщення, продукція, вибір техніки, маркетинг, робота з командою, документація і тд.;

- знайти людей, які допоможуть на старті

Ми як профі в офіційних питаннях підготували для тебе покроковий план, що стосується всієї бюрократії:

1. Пройти консультацію та з’ясувати, які документи для запуску магазину потрібні саме тобі і як вони пов’язані з бухгалтерією й НАССР (про те, що це, розповідаємо в наступних FQA)

2. Розібратися в бухгалтерії магазину й системі управлінського обліку, щоб потім відслідковувати дані про продажі в 2-3 таблицях

НЕ ЗВАЛЮЙ ВСЕ НА БУХГАЛТЕРА! Навіть якщо ну взагалі не хочеш занурюватись в це питання. Бо можна втратити гроші.

3. Перед початком ремонту зробити планування відповідно до всіх норм за системою НАССР, щоб потім цю систему можна було впровадити

4. Закладати пожежну проводку на етапі ремонту, аби потім не думати, як вписати у дизайн проводи

Детальніше
Які документи потрібні для відкриття магазину?

Документи на торгівлю: ТОВ, ФОП, касовий апарат для ТОВ і ФОП, ліцензія на роздрібну торгівлю алкогольними напоями або тютюновими виробами, ТМ (торговельна марка), куточок споживача.

Документи на приміщення: декларація відповідності МТБ (матеріально-технічної бази) від МНС (дозвіл пожежників), реєстрація потужності об'єкта, дозвіл на рекламну вивіску, дозвіл на використання авторських прав на музику, санкнижки у працівників.

Документи на продукцію (якщо є кулінарія): ТУ (технічні умови), протоколи лабораторних досліджень, правильно розроблене меню з вказівкою всіх алергенів.

Детальніше
Як відкрити магазин з другом, про що треба поговорити?

Не варто надто ідеалізувати дружні партнерські стосунки. Бо, як би класно не було на початку, та згодом через відсутність спільного розуміння процесів, нерозділені сфери відповідальності та непроговорені фінансові питання ваш бізнес може просто-напросто закритися.

І щоб не втрапити в таку халепу, виділи з партнером вечір для розмови. Повір, вам точно буде що обговорити. А ми підготували найважливіші запитання:

1. Хто що вкладає в проєкт: гроші, зв'язки, можливості, приміщення?

2. З яких блоків питань складатиметься проєкт?

3. Які ролі, посади потрібні, щоб ці блоки питань закрити?

4. Хто що буде робити? (якщо інвестор пасивний, треба прописати план повернення інвестицій та процентів)

5. Хто за які завдання відповідає?

6. Як прийматимите рішення? Що як станеться так, що хтось “за”, а хтось “проти”?

7. Як будете розпоряджатись прибутком? Як часто будете виводити гроші?

Детальніше
Які перевірки можуть прийти?

Знаємо, як це питання заганяє в стрес. Тому пояснюємо: немає однієї організації, що перевіряє і найманих працівників, і пожежну безпеку, і дотримання норм на твоїй кухні.

Тому заглянути до тебе можуть:

- податкова;

- держпродспоживслужба;

- відділ охорони праці;

- відділ пожежної безпеки;

- благоустрій;

- установа з контролю авторських прав на музику;

- поліція

Ой, немало… Готуватися доведеться до всього.

Детальніше
Через які ризики найчастіше закриваються магазини?

Буває багато непередбачуваних ситуасьйон, які можуть зруйнувати бізнес. Але є й такі, що трапляються найчастіше. І про них треба знати на старті, щоб, раптом що, правильно відреагувати.

Дивись, зазвичай магазини закриваються через:

1. Проблеми з приміщенням

Як це відбувається: власник піднімає ціну оренди, ти сваришся з ним, він розриває угоду, магазин залишається без приміщення і закривається.

Тому-то і важливо добре скласти договір про оренду.

2. Сусідів (ой, це окрема тема для розмови…)

Вони можуть писати купу скарг і накликати перевірки. Так, через це магазин наврядчи відразу закриють. Але сусіди мають великий важіль впливу.

3. Сварку партнерів

Досить популярна історія, коли не виходить розділити процеси, гроші та зони відповідальності.

4. “Бізнес не пішов” (продукти ніхто не купує)

Детальніше
Пункт "незнання", який дорого обходиться під час відкриття магазину?

І нагороду в цій номінації як завжди здобуває небажання розбиратися в бухгалтерії магазину.

Коротше кажучи, бухгалтерія в гастросфері вкрай специфічна. Тут існує взаємозв’язок між ТОВ, ФОП і простою людиною. Та й все оподаткування лягає на заклад.

Щоб було трохи простіше, ми ділимо бухгалтерію на 3 частини:

1. Офіційна

Розглядаємо те, як розділити бар та кухню на ТОВ і ФОП. А ще підказуємо, як взаємодіяти з найманими працівниками, як правильно робити звітність та як готуватися до перевірок.

2. Управлінська

Вона стосується програми обліку, того, як її вибрати, запустити та як внести туди всі калькуляційні картки. Тут треба зрозуміти, для чого ця програма взагалі потрібна тобі, як вона контролює фінансові потоки та як убезпечує від крадіжок з боку персоналу і списань.

3. Звітність власника

Це cashflow, p&l, а якщо без складних слів – потік твоїх приходів і розходів. Вони допомагають з’ясувати, скільки вдалося заробити, на чому саме і чи взагалі вдалося. І на основі цього показують, як впливати на продажі в магазині.

Щоб реалізувати всі пункти, важливо розуміти, що для цього треба запланувати, хто це буде виконувати, як ти це контролюватимеш, скільки це буде коштувати і як ти організуєш процес роботи (певно таких моментів в твоєму плані ще немає).

Бухгалтерія в магазині – мистецтво, яке треба правильно запустити і підтримувати далі. Не розуміти це = втрачати гроші. Тож скидати все на бухгалтера не варіант, бо контролювати свій заробіток повинен передусім ти.

Детальніше
Що таке програма обліку і чому вона потрібна, щоб відкрити магазин?

Програма обліку – це інструмент, який допомагає зберігати всі твої дані про продажі і витрати в одному місці.

Варто сказати, що держава не має доступу до цієї програми. І бажано, щоб контроль залишався тільки в тебе.

Для магазинів ідеально підходить Poster. Ціна, якість і сервіс на рівні. Крім того, на їхньому ютуб-каналі купа корисних відео.

Переходь за нашим реферальним посиланням та користуйся програмою безкоштовно протягом 2 тижнів.

Тримай:

https://joinposter.com

Які бувають системи оподаткування ТОВ?

Спокійно, їх всього-на-всього 3:

1. Єдиний податок (на продаж усіх товарів і послуг, крім акцизних)

2. Загальна система оподаткування (підходить для продажу алкоголю і тютюнових виробів)

3. Платник ПДВ

ЕТЕНШН: дуже важкий податок для закладів, що працюють з кінцевим споживачем.

Детальніше
Які бувають системи оподаткування ФОП?

Здається, що розібратися в них нереально. Та не з нами.

Розказуємо: є 2 основних системи:

1. Єдиний податок:

- 1 група – дозволяє, наприклад, продаж товару на ринку;

- 2 група – ідеально підходить для продажу продукції кафе, пекарень, кондитерських тощо, якщо там немає алкоголю чи сигарет;

- 3 група – найкращий варіант для кейтерингу, який замовляють компанії ТОВ (НЕ ФОП)

2. Загальна система оподаткування

Максимально незручна група для продажу алкоголю і сигарет (хоча юридично продавати акцизні товари можна). До того ж, передбачається відповідальність власним майном. Ми майже ніколи не працюємо з цією формою.

Детальніше
Що потрібно знати, щоб оформити ліцензію на алкоголь чи тютюнові вироби?

Спершу треба розібратися з бухгалтерією та стратегією роботи. Для чого? Аби зрозуміти, у що ти врешті-решт вв’язуєшся і що буде вигідно саме тобі. Та й аби оминути граблі деяких твоїх колег, як-от: “Та не було в мене ні часу, ні бажання в це лізти. Бухгалтер розгрібав усе”. А потім: “Так, а де наш прибуток?”.

Пам’ятай, бухгалтер – не твій бізнес-партнер.Тому перед оформленням проконсультуйся з експертом щодо того, які саме системи оподаткування підійдуть на практиці для твого бізнесу.

Це якраз про те, як розділити ТОВ для бара й ФОП для кухні. В закладах часто приносять 2 термінали й розбивають замовлення на 2 чеки. Оце і є воно – не найпростіше питання, яке, хочеш, не хочеш, треба буде вирішити.

Детальніше
Як оформити ліцензію на алкоголь для відкриття магазину роздрібної торгівлі?

Спочатку – зробити ТОВ чи ФОП, потім – зареєструвати касовий апарат, і вже тоді – подавати документи на оформлення ліцензії.

А взагалі перед цим треба зрозуміти, який вид алкоголю ти будеш продавати: різні види, лише пиво чи лише сидр. Бо на ці 3 групи є 3 різні ліцензії. Перша – включає продаж будь-якого алкоголю, але пільг в оподаткуванні не має. А от пиво й сидр можна продавати на єдиному податку.

До того ж, слід собі затямити, що без документів на приміщення, даних про касовий апарат, правильно оплаченого офіційного платежа, підготовленої заяви і довіреності нічого не вийде.

Детальніше
Які є касові апарати?

РРО – реєстратор розрахункових операцій або просто “каса”. Буває декількох видів:

1. Фізичний апарат

Той, що з кнопками. Схема така: вводиш код товару, натискаєш комбінацію клавіш і пробиваєш товар. Трохи застаріла версія, якщо чесно: запаришся, поки проведеш чек, та ще й чергу зробиш. Економити тут не варіант, повір. Розповіли про цю доісторичну модель тільки для того, щоб потім до неї не повертатися.

2. ФП (фіскальний принтер)

Касовий апарат, який проводить чек. Ця операція відбувається тільки тоді, коли управлінська команда дає сигнал для друку. І тут ЕТЕНШН: модель ФП має інтегруватися з програмою обліку, яку ти вибереш для власного магазину. По-іншому зв'язати техніку докупи не вийде.

3. ПРРО – програмний реєстратор розрахункових операцій, він же – “онлайн-каса”

Програма повністю заміняє касовий апарат. Треба тільки гаджет (телефон, ноутбук, комп’ютер або планшет). Там створюватимуться електронні фіскальні чеки та передаватимуться зареєстровані продажі до податкової відповідно до всіх її правил.

Детальніше
Дозвіл СЕС або що таке реєстрація потужності об’єкта?

Написали “СЕС” (санітарно-епідеміологічна станція), щоб у тебе склалися в голові хоч якісь асоціації з цим питанням. Колись організація видавала дозвіл на початок робіт.

Зараз такий дозвіл називається – реєстрація потужності об’єкта, а організація – Держпродспоживслужба (ну це ж треба було таке придумати…).

Всі бізнеси, які займаються громадським харчуванням, роздрібною торгівлею або зберігають продукцію на спеціальних складах, ОБОВ’ЯЗКОВО мають отримати цей дозвіл та зареєструвати свій проєкт.

Детальніше
Який дозвіл від пожежників треба мати, щоб відкрити свій магазин?

Скажемо відразу: думати, що дозвіл від пожежників не потрібний – перший крок до кримінальної відповідальності. Тому варто послухати Вутю і зробити так, як безпечно.

Ми питання пожежної безпеки ділимо на 2 блоки:

1. Монтаж обладнання пожежогасіння (робиться під час ремонту)

Це датчики димовидалення, що виводяться на тривожну кнопку. На неї оформляється договір з компанією, яка обслуговує всю систему. Кожен місяць в заклад мають приходити її працівники, щоб перевірити справність техніки. Якщо раптом стається пожежа, тривожна кнопка передає сигнал на пульт (стоїть у цієї ж компанії). Потім відразу встановлюється зв’язок з пожежною частиною, яка реагує на виклик.

2. Оформлення дозвільних документів:

1. Посвідчення відповідальної особи за пожежну безпеку

2. Заміри опору електропроводів

3. Декларація відповідності матеріально-технічної бази від МНС

І пам'ятаємо про вогнегасник. Без нього ніяк.

Детальніше
Як правильно оформити дозвіл на рекламну вивіску?

Найперше, що ми порадимо – подивитись, чи реально розмістити вивіску всередині приміщення. У такому разі вона у вигляді будь-якого дизайну рахуватиметься лампою (деколи фасадні вікна вирішують все). Тоді взагалі позбавиш себе від клопотів з дозволом на рекламу.

Якщо ж такої можливості немає, то документ потрібно робити в організації КП Реклама.

Для цього знадобляться такі документи:

1. Якісний кольоровий знімок припустимого місця розташування РЗ (рекламного знаку)

2. Якісний кольоровий комп'ютерний макет з прив'язкою РЗ до можливого місця його розташування

3. Конструктивне рішення РЗ із зазначенням основних габаритних розмірів, вузлів кріплення, інформації про необхідні матеріали та підключення до інженерних мереж й інших технічних характеристик (формат А4 – 2 примірника)

4. Копія виписки або витягу з єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців

5. Копія свідоцтва права власності або витяг з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно на будинок (будівлю), де планується розміщення РЗ

6. Письмове погодження власника будівлі на РЗ

7. Договір оренди та суборенди (копія)

8. Довіреність для уповноваженої особи

9. Реквізити, контактний телефон та імейл

10. Якщо є – свідоцтво про реєстрацію знаків для товарів і послуг, яким надана правова охорона в Україні

11. Панорамний знімок будівлі

Йой, багацько... Та ми можемо значно полегшити тобі життя. Дивись ціну оформленння дозволу у нас на сторінці.

Чи треба робити куточок споживача та які документи в ньому мають бути?

Відповідно до законодавства куточок споживача оформлювати ОБОВ'ЯЗКОВО! Це інформаційний стенд, створений для клієнта, щоб захистити його інтереси.

Туди треба додати такі документи:

1. Виписка ТОВ, ФОП

2. Ліцензія на право здійснення роздрібної торгівлі алкоголем чи тютюновими виробами

3. Адреса, телефон та інші відомості про компетентний орган (відповідне Управління ДЕРЖПРОДСПОЖИВСЛУЖБИ), до якого можна звернутися зі скаргою щодо порушення прав споживача

4. Журнал обліку перевірок

5. Меню з усім складом, усіма алергенами, БЖВ та калорійністю

6. Декларація на викиди забруднюючих речовин, отримана через Дію (якщо використовуєш генератор)

7. ЗУ "Про захист прав споживачів”, положення про Правила роботи закладів ресторанного господарства, наказ про затвердження Правил роздрібної торгівлі продовольчими товарами

Детальніше
Чи треба реєструвати генератор?

ТРЕБА! Зробити це можна у Дії.

Дозвіл називається “Декларація на викиди речовин в атмосферне повітря”.

Детальніше