Как открыть кафе? Помощь с документами для открытия кафе | docx

От би забути російську… Та гугл поки не індексує. Тож переходь на українську версію!

Открытие заведения:

Как открыть кафе в Киеве и не прогореть

Чтобы решиться на это, надо иметь нервы Шварценеггера, выдержку самурая и быть готовым к любым вызовам. Например, к увеличению бюджета в х2 или даже в х3.

Но мы знаем, как облегчить твою жизнь и обойти все бюрократические ловушки.

Разрешительные документы, бухгалтерия, бюрократия – в этом мы эксперты.

Записаться на консультацию
Консультируем и показываем, что нужно для открытия кафе
Опишем процессы, связанные с бюрократией и официальной рутиной. Расскажем о сроках и бюджете. А еще предоставим список подрядчиков и ценные контакты.
Реальность воспринимаю без приукрашиваний, запугиваний и воды. И тебе советую
Комплексно готовим запуск кафе по документам и бухгалтерии в одном месте

Оформляем все разрешительные документы на помещение и торговлю с учетом особенностей бухгалтерии. Знакомим с подрядчиками, на контакты которых не наткнешься в инсте или в дружеских чатиках – скилл находить «нужных людей» таки у нас в крови.

Записаться на консультацию
Оформление документов для открытия кафе – на нас

Много твоих сил уйдет на концепцию, дизайн и меню. Поэтому мы возьмем на себя хлопоты с документацией. Подскажем, как выбрать помещение и спланировать его в соответствии со всеми нормами и что нужно учесть при ремонте, чтобы не беспокоиться за проверки. А также дадим рекомендацию относительно общения со специфическими соседями, поиска команды и тд.

Шаги открытия
Скорее всего, ты уже знаешь, что для запуска нужно иметь лицензию на алкоголь, торговый патент или как минимум санкнижку. Если да, то смотри наш план:
Ну, поехали!
Шаг (1)
Проконсультируем
Расскажем о том, что стоит вокруг твоей идеи. А наш многолетний опыт работы с кафе точно убережет от лишних трат. Ответим на все вопросы, а ты решишь – идти с нами дальше или нет.
Шаг (2)
Разберем бухгалтерию
Объясним, в чем выгода открытия ООО для алкоголя и ФЛП для кухни. Расскажем все о налогах, отчетности, найме работников и проверках (о том, как к ним готовиться, тоже поговорим).
Шаг (3)
Выберем программу учета
Разберем, на чем зарабатывает кафе, познакомимся с процессом запуска и возможностями программы, чтобы твои же работники не перехитрили тебя.
Шаг (4)
Расскажем о нужных документах
Лицензии, разрешение от пожарных, СЭС, НАССР, кассовые аппараты, ООО, ФЛП, разрешения, летняя площадка, вывеска и другие поводы для безопасного наслаждения бюрократией.
Шаг (5)
Закулисье внутренних процессов
Дадим перечень популярных ошибок при открытии кафе, список нужных чатиков и контактов суперлюдей. Все для того, чтобы твое заведение было прибыльным.
З КИМ МИ ПРАЦЮВАЛИ?
Отвечай – и лети на консультацию

За 1.5-2 часа в одном месте получишь пошаговый маршрут действий, всю нужную теорию и полезные контакты.

Встречу проведем в комфортной атмосфере онлайн или офлайн (Киев).

Цена консультации – 5 000 грн.

FQA
Почему консультация стоит 5 000 грн?

Когда только становишься на путь предпринимателя, не очень понимаешь, для чего отдавать деньги за то, в чем можно разобраться самостоятельно. И это ок, и мы не сомневаемся, что ты справишься. Только вот кто знает сколько времени на это уйдет и на сколько граблей ты наступишь перед тем, как запустишься.

И вообще – пора уже признаться себе, что нисколько не горишь желанием возиться с бюрократией. Это же чтобы всю инфо собрать, надо заскочить как минимум в 5 разных учреждений – налоговая, Госпродпотребслужба, пожарка, благоустройство, администрация... 2-3 часов ежедневно в течение недели – как и не было. А еще консультантам в этих органах часто по-барабану, будет тебе выгодно или нет. Вместе все сводить придется тоже тебе. И здесь важно подготовить стратегию работы, учесть детали разрешительной документации и ее взаимосвязь с бухгалтерией.

Вроде достаточно причин, почему стоит пойти на консультацию и довериться профи, которые уже прошли кучу ляпов на практике, знают пошаговый маршрут действий и сознательно не будут бросать на тебя осуждающие взгляды. Но добавим еще.

Ты узнаешь:

- перечень нужных тебе документов на торговлю, помещение, продукцию и о том, как они связаны с бухгалтерией;

- что за чем надо делать (пошаговый маршрут действий с ценами будет у тебя в руках);

- какие есть риски и как защитить себя от проверок;

- полезные контакты суперлюдей, которые решат проблемы даже на этапе "все пропало";

- примеры самых распространенных ошибок

Согласись, знания и более 10 лет опыта, которые ты получишь в одном месте за 1-2 часа, не могут стоить ничего.

Короче говоря, не выдумывай велосипед, его уже придумали. Просто возьми и езжай.

Детальніше
Что будем делать на консультации?

1. Обсудим, как легализовать заведение

2. Рассмотрим все документы на торговлю (ООО, ФЛП, лицензии, кассовые аппараты, разрешение СЭС, торговая марка), помещение (НАССР, разрешение от пожарных, разрешение на рекламную вывеску и летнюю площадку), продукцию (сертификат, ТУ, лабораторные анализы)

3. Поговорим о бухгалтерии и о том, как ее организовать: как выбрать систему налогообложения, как развести бар и кухню, как официально оформить работников

4. Рассмотрим фискальный блок (работа с ФЛП и ООО), управленческий учет (Poster или другую программу учета – расскажем, что это и для чего), отчетность владельца (P&L, CashFlow) и ее слепые зоны.

5. Ответим на все твои вопросы

6. Сориентируем в ценах, сроках и организационных деталях

7. Поделимся нужными чек-листами, рекомендациями и материалами

Детальніше
Как открыть свое кафе с нуля?

Знаешь, запускать бизнес-проект без учета опыта других – почти то же, что пойти в поход в непроверенной обуви. Так или иначе мозолей и боли не избежать.

К тому же, официальные вопросы тоже имеют свой маршрут, количество правил и последовательность действий.

Поэтому важно:

- консультироваться и везде искать информацию от людей, которые все это уже прошли;

- составить стратегию проекта;

- исследовать основные блоки вопросов: помещение, проработка меню, выбор техники, маркетинг, работа с командой, документация и тд;

- заручиться поддержкой людей, которые помогут не сложить руки на старте

Мы как знатоки по официальным вопросам расписали для тебя пошаговый план, что касается всей бюрократии:

1. Пройти консультацию и узнать, какие разрешительные документы для открытия кафе нужны именно тебе и как они связаны с бухгалтерией и НАССР (что это, читай в следующих FQA)

2. Разобраться, что такое бухгалтерия в заведении и как выстроить систему управленческого учета, чтобы потом контролировать основные моменты и системно отслеживать данные о продажах в 2-3 таблицах

НЕ СВАЛИВАЙ ВСЕ НА БУХГАЛТЕРА! Даже если ну вообще не горишь желанием в этом разбираться. Иначе – есть риск потерять деньги.

3. Перед началом ремонта сделать планирование в соответствии со всеми нормами по системе НАССР, чтобы потом эту систему можно было внедрить

4. Закладывать пожарную проводку на этапе ремонтных работ, чтобы потом не думать, как концептуально вписать в дизайн провода

Детальніше
Какие документы нужны для открытия кафе?

Документы на торговлю: ООО, ФЛП, кассовый аппарат для ООО и ФЛП, лицензия на розничную торговлю алкогольными напитками или табачными изделиями, ТМ (торговая марка), уголок потребителя.

Документы на помещение: планирование по системе НАССР, декларация соответствия МТБ (материально-технической базы) от МЧС (разрешение пожарных), регистрация мощности объекта, разрешение на летнюю площадку и на рекламную вывеску, разрешение на использование авторских прав на музыку, санкнижки у работников.

Документы на продукцию: ТУ (технические условия), протоколы лабораторных исследований, правильно разработанное меню с указанием всех аллергенов.

Детальніше
Как выбрать помещение, чтобы открыть кафе, и что обсудить с владельцем?

Как выбрать помещение с точки зрения маркетинга мы тебе не подскажем. Зато скажем, на что обратить внимание при осмотре этого помещения и на какие темы поговорить с владельцем, чтобы избавить себя от хлопот в будущем.

Поэтому прежде всего ты должен узнать:

- не является ли дом памятником архитектуры;

- можно ли там разместить летнюю площадку, повесить вывеску;

- какая ситуация с соседями;

- что там с коммуникациями (вода, мощность света, наличие вентиляции, отопления, канализация);

- какая стоимость коммунальных в месяц;

- какую документацию на помещение имеет владелец;

- сколько стоит аренда и какая форма оплаты;

- как вы будете составлять договор аренды

Детальніше
Как открыть кафе с другом, что нужно обсудить?

Существует 2 самые популярные причины, по которым заведения закрываются. Догадываешься какие?

Первая – когда дело "не пошло", и вторая – когда партнеры перессорились между собой. Это происходит, если нет общего понимания процессов, сферы ответственности не разделены, финансовые вопросы и все "а если..." не проговорены.

Чтобы не попасть в такую неприятность, выделите с партнером вечер для разговора. Вам точно будет о чем поговорить, поверь. Тем более мы собрали самые важные вопросы:

1. Кто что вкладывает в проект: деньги, связи, возможности, помещение?

2. Из каких блоков вопросов будет состоять проект?

3. Какие роли, должности нужны, чтобы эти блоки вопросов закрыть?

4. Кто что будет делать (если инвестор пассивный, надо прописать план возврата инвестиций и процентов)

5. Кто за какие задачи отвечает?

6. Как принимать решения? Что если произойдет так, что кто-то "за", а кто-то "против"?

7. Как будете распоряжаться прибылью? Как часто будете выводить деньги?

Детальніше
Что такое НАССР и нужно ли это для открытия кафе?

HACCP – это система, организация которой способствует изготовлению качественного продукта и гарантирует покупателю безопасность. Она создана для того, чтобы салат, пицца или пирожное, сделанные для клиента, не угрожали его здоровью. Чтобы в блюдах не находили волос или даже гвоздей (потому что тогда "ой, извините" точно не поможет). Чтобы продукты, из которых готовишь, были свежими и имели документацию. Чтобы люди, которые работают на кухне, не переносили каких-либо инфекций на блюда. Поэтому условно НАССР можно разделить на 3 блока: помещение, качество сырья и здоровье персонала.

Действует система с 2017 года. И это не один сертификат или разрешение, которое "оформил и забыл", а определенный перечень документов, действий и правил. Он подтверждает качество твоей продукции и защищает от клеветы. А еще эта система разработана, чтобы правильно реагировать на непредсказуемые вызовы во время работы.

Детальніше
Какие проверки могут прийти?

Знаем, как подгорает у тебя от этого вопроса. Поэтому сразу объясняем: нет одной организации, которая проверяет и наемных работников, и пожарную безопасность, и соблюдение норм на твоей кухне.

Поэтому прийти могут:

- налоговая;

- госпродпотребслужба;

- отдел охраны труда;

- отдел пожарной безопасности;

- благоустройство;

- учреждение по контролю авторских прав на музыку;

- полиция

Немало, правда? Готовиться придется по каждому из блоков.

Детальніше
Из-за каких рисков чаще всего закрываются кафе?

Есть достаточно много непредсказуемых ситуаций, которые могут разрушить твой бизнес. Но есть и такие, которые случаются чаще всего. И важно знать об этих рисках уже на старте, чтобы продумать, как их избежать.

Итак, обычно заведения закрываются из-за:

1. Проблем с помещением

Как это может быть: владелец поднимает цену аренды, ты ссоришься с ним, он разрывает соглашение, кафе остается без помещения, а значит автоматически закрывается. Вот почему важно хорошо составить договор об аренде.

2. Соседей (порой попадаются такие крякуны...)

Они могут писать очень много жалоб и навлекать проверки. Да, кафе из-за этого вряд ли сразу закроют. Но все-таки соседи имеют большой рычаг влияния.

3. Ссору партнеров

Это происходит, когда не получается разделить процессы, деньги и зоны ответственности. На самом деле очень популярная история.

4. "Бизнес не пошел" (продукт или услугу просто никто не покупает)

Детальніше
Пункт "незнания", который дорого обходится во время открытия кафе?

Награду в этой номинации стабильно получает нежелание разбираться в бухгалтерии заведения.

На самом деле бухгалтерия в гастросфере крайне специфична. Здесь существует взаимосвязь между ООО, ФЛП и простым человеком. Да и все налогообложение ложится на заведение.

Смотри, мы бухгалтерию делим на 3 части:

1. Официальная

Рассматриваем то, как разделить бар и кухню на ООО и ФЛП. А еще говорим о работе с наемными сотрудниками, отчетности и подготовке к проверкам.

2. Управленческая

Она касается программы учета, того, как ее выбрать, запустить и как корректно внести туда все калькуляционные карточки. На этом этапе важно понять, для чего эта программа нужна тебе, как она контролирует финансовые потоки и как может обезопасить от воровства со стороны персонала и списаний.

3. Отчетность владельца

Это cashflow, p&l, а если проще – поток твоих приходов и расходов. Он дает понимание того, сколько удалось заработать, на чем именно и удалось ли вообще. А еще на основе этой информации показывает, как влиять на продажи в заведении.

Чтобы реализовать все пункты, ты должен понимать, что для этого надо запланировать, кто это будет выполнять, как ты это будешь контролировать, сколько это будет стоить и как ты организуешь процесс работы (догадываюсь: таких моментов в твоем плане пока нет).

Бухгалтерия в кафе – это искусство, которое надо правильно запустить и поддерживать дальше. Не понимать это = терять деньги. Поэтому перебрасывать ответственность на бухгалтера не советуем, потому что владеть инструментом для контроля своего заработка, согласись, критически важно.

Детальніше
Что такое программа учета и почему она так нужна?

Программа учета – это инструмент, с помощью которого ты можешь хранить все свои данные о продажах и расходах в одном месте.

Государство не имеет права доступа к этой программе. Желательно, чтобы контроль был только у тебя.

Для заведений идеально подходит Poster. Цена, качество и сервис на уровне – проверено опытом. Кстати, на их ютуб-канале много полезных видео.

Переходи по ссылке и пользуйся программой бесплатно в течение 2 недель.

Вот и она:

https://joinposter.com

Какие бывают системы налогообложения ООО?

Выдыхай. Их только 3:

1. Единый налог (на продажу всех товаров и услуг, кроме акцизных)

2. Общая система налогообложения (то, что надо для продажи алкоголя и табачных изделий)

3. Плательщик НДС

Примечание: очень тяжелый налог для заведений, работающих с конечным потребителем.

Детальніше
Какие бывают системы налогообложения ФЛП?

Может показаться, что разобраться в этом почти нереально. Но не с нами.

Существует 2 основных системы:

1. Единый налог:

- 1 группа – позволяет, например, продажу товара на рынке;

- 2 группа – идеально подходит для продажи продукции кафе, пекарен, кондитерских и тд., если там нет алкоголя или сигарет;

- 3 группа – лучший вариант для кейтеринга, который заказывают компании ООО (НЕ ФЛП)

2. Общая система налогообложения

Максимально неудобная группа для продажи алкоголя и сигарет (хотя юридически продавать акцизные товары разрешается). Кроме того, предусматривается ответственность собственным имуществом. Мы почти никогда не работаем с этой формой.

Детальніше
Что нужно знать, чтобы оформить лицензию на алкоголь или табачные изделия?

Сначала надо разобраться с бухгалтерией и стратегией работы. Для чего это нужно? Чтобы четко понимать, во что ты в конце концов ввязываешься и что будет выгодно именно тебе. И чтобы не наступить на грабли некоторых твоих коллег: "Ой, не было времени мне разбираться. У нас бухгалтер занимался этими вопросами". А потом: "Интересно, почему мы не зарабатываем?".

Помни, бухгалтер – не твой бизнес-партнер. Именно поэтому перед оформлением посоветуйся с профи относительно того, какие именно системы налогообложения лучше использовать на практике для твоего бизнеса.

Это как раз о том, как разделить ООО для бара и ФЛП для кухни. Знаешь, в заведениях часто приносят 2 терминала и разбивают заказ на 2 чека. Вот и есть он – не самый лёгкий вопрос, который так или иначе придётся решать.

Детальніше
Как оформить лицензию на алкоголь?

Сначала надо создать ООО или ФЛП, затем - зарегистрировать кассовый аппарат, и только тогда – подавать документы на оформление лицензии.

Ещё важно разобраться, какой вид алкоголя ты планируешь продавать: разные виды, только пиво или только сидр. Ведь на эти 3 группы есть 3 разные лицензии. Первая – включает продажу любого алкоголя, но льгот в налогообложении не имеет. А вот пиво и сидр можно продавать на едином налоге.

Кроме того, нужно держать в голове, что без документов на помещение, данных о кассовом аппарате, правильно оплаченного официального платежа, подготовленного заявления и доверенности ничего не будет.

Детальніше
Какими бывают кассовые аппараты?

РРО – регистратор расчетных операций, он же "касса". Бывает нескольких видов:

1. Физический аппарат

Кассовый аппарат с кнопками. Вбиваешь код товара, нажимаешь комбинацию клавиш и пробиваешь товар. Немного моветон, если честно: запаришься, пока проведешь чек, да еще и очередь сделаешь. Экономить в этом случае не вариант, поверь. Рассказали об этой доисторической модели только для того, чтобы потом к ней не возвращаться.

2. ФП (фискальный принтер)

Кассовый аппарат, который проводит чек. Чтобы эта операция состоялась, управленческая команда должна дать сигнал для печати. И здесь ВНИМАНИЕ: модель ФП должна интегрироваться с программой учета, которую ты выберешь для своего кафе. Иначе связать технику вместе не получится.

3. ПРРО – программный регистратор расчётных операций, в народе "онлайн-касса"

Программа полностью заменяет кассовый аппарат. Все, что нужно – гаджет (телефон, ноутбук, компьютер или планшет). Там будут создаваться электронные фискальные чеки и передаваться зарегистрированные продажи в налоговую в соответствии со всеми ее стандартами.

Детальніше
Разрешение СЭС или что такое регистрация мощности объекта?

Мы написали "СЭС" (санитарно-эпидемиологическая станция), чтобы у тебя сложились хоть какие-то ассоциации с этим вопросом. Раньше эта организация выдавала разрешение на начало работ.

Сейчас такое разрешение называется – регистрация мощности объекта, а организация - Госпродпотребслужба (это же надо было так придумать...).

Все заведения, которые занимаются общественным питанием, розничной торговлей или хранят продукцию на специальных складах, ОБЯЗАТЕЛЬНО должны получить такое разрешение и зарегистрировать свой проект.

Детальніше
Какое разрешение от пожарных надо иметь?

Скрещивать пальцы в надежде, что разрешение от пожарных не нужно – первый шаг к уголовной ответственности. Поэтому лучше послушать Вутю, и сделать так, как правильно.

Вопросы пожарной безопасности мы делим на 2 блока:

1. Монтаж оборудования пожаротушения (делается во время ремонта)

Это датчики дымоудаления, выводимые на тревожную кнопку. На нее оформляется договор с компанией, которая обслуживает всю систему. Каждый месяц в заведение должны приходить ее работники, чтобы проверить исправность техники. Если вдруг случается пожар, тревожная кнопка передает сигнал на пульт (стоит у этой же компании). Затем сразу устанавливается связь с пожарной частью, которая реагирует на вызов.

2. Оформление разрешительных документов:

1. Удостоверение ответственного лица за пожарную безопасность

2. Замеры сопротивления электропроводов

3. Декларация соответствия материально-технической базы от МЧС

Ну и не забываем про огнетушитель. Без него никуда.

Детальніше
Как оформить разрешение на летнюю площадку?

Это разрешение называется "Информационный талон на летнюю площадку". Он оформляется ежегодно с 1 мая по 31 октября.

Для этого надо собрать такой пакет документов:

1. Макет:

- макет летней площадки, изображенный на фото возле заведения;

- размеры летней площадки;

- фото территории возле летней площадки с 4-х ракурсов

2. Помещение:

- документ права собственности – или договор купли-продажи, или свидетельство права собственности, или выписка из ЕГР (единого государственного реестра) недвижимого имущества (копия);

- договор аренды и субаренды (если он есть); вся цепочка от собственника до заявителя на летнюю площадку (копия)

3. Субъект:

- выписка ООО или выписка и паспортные данные ФЛП; реквизиты ООО или ФЛП (копия);

- регистрация мощности объекта (копия);

- заявление определенного образца;

- доверенность определенного образца;

- контактный телефон, имейл

Сколько стоит оформление разрешения с нами, смотри на странице.

Как оформить разрешение на рекламную вывеску?

Самый первый совет от нас: если можешь разместить вывеску внутри помещения, сделай это. В таком случае она в виде любого дизайна будет считаться лампой (порой фасадные окна решают все). Тогда от хлопот с разрешением на наружную рекламу не останется и следа.

Если же такой возможности нет, то разрешение надо делать в организации КП Реклама.

Для этого понадобятся такие документы:

1. Качественный цветной снимок допустимого места расположения РЗ (рекламного знака)

2. Качественный цветной компьютерный макет с привязкой РЗ к возможному месту его расположения

3. Конструктивное решение РЗ с указанием основных габаритных размеров, узлов крепления, информации о необходимых материалах и подключении к инженерным сетям и других технических характеристик (формат А4 – 2 экземпляра)

4. Копия выписки или извлечения из единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц-предпринимателей

5. Копия свидетельства права собственности или выписка из Государственного реестра прав на недвижимое имущество на дом (здание), где планируется размещение РЗ

6. Письменное согласование собственника здания на РЗ

7. Договор аренды и субаренды (копия)

8. Доверенность для уполномоченного лица

9. Реквизиты, контактный телефон и имейл

10. Если есть – свидетельство о регистрации знаков для товаров и услуг, которым предоставлена правовая охрана в Украине

11. Панорамный снимок здания

Да, немало всего. Но мы можем помочь и значительно облегчить тебе жизнь. Сколько стоит оформление разрешения, смотри у нас на странице.

Надо ли оформлять уголок потребителя и какие документы в нем должны быть?

В соответствии с законодательством уголок потребителя – обязателен! Это информационный стенд, созданный прежде всего для клиента, чтобы защитить его интересы.

Туда надо прикрепить следующие документы:

1. Выписка ООО, ФЛП

2. Лицензия на право осуществления розничной торговли алкоголем или табачными изделиями

3. Адрес, телефон и другие сведения о компетентном органе (соответствующее Управление ГОСПРОДПОТРЕБСЛУЖБЫ), к которому можно обратиться с жалобой о нарушении прав потребителя

4. Журнал учета проверок

5. Меню со всем составом, всеми аллергенами, БЖУ и калорийностью

6. Декларация на выбросы загрязняющих веществ, полученная через Дію (если используешь генератор)

7. ЗУ "О защите прав потребителей", положение о Правилах работы заведений ресторанного хозяйства, приказ об утверждении Правил розничной торговли продовольственными товарами

Детальніше
Надо ли регистрировать генератор?

ДА! Сделать это нужно в Дії.

Разрешение называется "Декларация на выбросы веществ в атмосферный воздух".

Детальніше